Wersja: 1.1 (projekt), 14.08.2026 Administrator: KLUB SPORTOWY LUX DANCE sp. z o.o.

Dokument zawiera cztery elementy przeznaczone do różnych zastosowań:

Część	Gdzie używana
A. Informacja o przetwarzaniu danych — Opiekun i Uczestnik	Załącznik nr 4 do Umowy, ekran onboardingu, strona luxdance.pl
B. Informacja dla Uczestnika małoletniego	Wydzielona do 05b-rodo-dla-uczestnikow.md — wręczana na pierwszych zajęciach i wywieszana w miejscu Zajęć
C. Zgody na wizerunek	Osobne checkboxy w onboardingu i w Panelu
D. Zgody marketingowe	Osobne checkboxy w onboardingu i w Panelu

---

A. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

1. Kto jest administratorem Twoich danych

Administratorem danych osobowych jest KLUB SPORTOWY LUX DANCE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Koninie, ul. Konwaliowa 2/5, 62-510 Konin, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0001255621, NIP 6653088322, REGON 545293773.

Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@luxdance.pl lub pisemnie na adres siedziby.

Klub nie wyznaczył inspektora ochrony danych — nie ma takiego obowiązku.

2. Czyje dane przetwarzamy

• dane Opiekuna — osoby zawierającej umowę i sprawującej pieczę nad Uczestnikiem,
• dane Uczestnika — dziecka lub osoby dorosłej biorącej udział w zajęciach,
• dane osób upoważnionych do odbioru Uczestnika — wskazanych przez Opiekuna.

3. W jakim celu i na jakiej podstawie

Cel	Podstawa prawna	Okres przechowywania
Zawarcie i wykonanie umowy, prowadzenie zajęć, kontakt bieżący	art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) — wobec Uczestnika art. 6 ust. 1 lit. f (nasz uzasadniony interes w wykonaniu umowy zawartej z Opiekunem)	okres obowiązywania umowy
Prowadzenie ewidencji obecności i dokumentacji zajęć	art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO	okres obowiązywania umowy + 1 rok
Zapewnienie bezpieczeństwa Uczestnika — informacje o stanie zdrowia, alergiach, kontuzjach	art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (Twoja zgoda) — dane o zdrowiu należą do szczególnych kategorii	okres obowiązywania umowy
Rozliczenia, faktury, księgowość	art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek podatkowy)	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
Dochodzenie i obrona przed roszczeniami	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do upływu terminu przedawnienia, zwykle 6 lat
Rozpatrywanie reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO	6 lat
Realizacja Standardów ochrony małoletnich — dokumentowanie zgłoszeń i interwencji	art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 22b–22c ustawy z 13.05.2016 o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich	zgodnie ze Standardami
Utrwalanie i publikacja wizerunku	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) — osobna dla każdego celu	do odwołania zgody
Informacje marketingowe o ofercie Klubu	art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz przepisy Prawa komunikacji elektronicznej	do odwołania zgody

4. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych wskazanych w umowie jest dobrowolne, ale niezbędne do jej zawarcia i wykonania — bez nich nie możemy przyjąć Uczestnika na zajęcia.

Podanie danych o stanie zdrowia jest dobrowolne, ale ich brak może uniemożliwić nam zapewnienie Uczestnikowi bezpiecznych warunków udziału w zajęciach.

Zgody na wizerunek i na marketing są w pełni dobrowolne. Ich nieudzielenie lub odwołanie nie ma żadnego wpływu na możliwość uczestnictwa w zajęciach ani na warunki umowy.

5. Komu przekazujemy dane

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• dostawcom infrastruktury informatycznej — hostingu, serwerów, poczty elektronicznej, kopii zapasowych i systemów wykorzystywanych do obsługi Klubu,
• operatorom płatności — w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji,
• dostawcom usług komunikacyjnych — poczty elektronicznej i wiadomości SMS, w zakresie danych kontaktowych i treści wiadomości,
• podmiotom świadczącym obsługę księgową, kadrową i prawną,
• organizatorom zawodów, turniejów i federacjom tanecznym — wyłącznie w zakresie niezbędnym do zgłoszenia Uczestnika i po uprzednim potwierdzeniu przez Opiekuna,
• właścicielom i zarządcom obiektów, w których odbywają się Zajęcia — w zakresie niezbędnym do wejścia na teren obiektu,
• ubezpieczycielom — w razie zgłoszenia szkody lub objęcia Uczestnika ubezpieczeniem,
• podmiotom świadczącym usługi kurierskie i pocztowe,
• organom i podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa — w szczególności sądom, prokuraturze, Policji i organom administracji.

Powyższe wyliczenie wskazuje kategorie odbiorców i nie jest wyczerpujące — obejmuje również innych odbiorców tego samego rodzaju, jeżeli okaże się to niezbędne do realizacji celów wskazanych w pkt 3. Katalog dostawców zmienia się w czasie, dlatego wskazujemy kategorie, a nie nazwy konkretnych firm.

Aktualną listę konkretnych podmiotów udostępniamy na żądanie — wystarczy napisać na kontakt@luxdance.pl. Prowadzimy ją w wewnętrznym rejestrze i utrzymujemy w stanie aktualnym.

Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy umowy powierzenia przetwarzania.

Dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, a jeżeli w przyszłości byłoby to konieczne — wyłącznie na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, o czym poinformujemy odrębnie.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych,
• usunięcia danych — w zakresie, w jakim nie jesteśmy zobowiązani do ich przechowywania,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy lub zgody,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym uzasadnionym interesie,
• cofnięcia zgody w każdej chwili — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wnioski realizujemy niezwłocznie, nie później niż w ciągu miesiąca od otrzymania. Zgłoszenia przyjmujemy pod adresem kontakt@luxdance.pl, przez Panel albo pisemnie.

7. Automatyczne podejmowanie decyzji

Twoje dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne.

---

B. Informacja dla Uczestnika małoletniego

Wersja przystępna została wydzielona do osobnego dokumentu 05b-rodo-dla-uczestnikow.md — „Co robimy z Twoimi danymi”.

Powód jest praktyczny: ten tekst wręcza się uczestnikowi na pierwszych zajęciach, wywiesza w miejscu prowadzenia Zajęć i publikuje na stronie. Trzymany w środku pełnej dokumentacji RODO nie nadawał się do żadnej z tych rzeczy.

---

C. Zgody na wykorzystanie wizerunku

Trzy osobne, niezależne zgody. Każda z nich jest dobrowolna, można wyrazić jedną, dwie, wszystkie albo żadną. Nieudzielenie zgody nie wpływa na możliwość uczestnictwa w zajęciach.

---

Ja, niżej podpisany/a ……………………………………, działając jako przedstawiciel ustawowy Uczestnika ……………………………………, wyrażam zgodę na nieodpłatne utrwalanie i wykorzystanie jego wizerunku przez KLUB SPORTOWY LUX DANCE sp. z o.o. w następującym zakresie:

☐ Zgoda 1 — dokumentacja wewnętrzna zajęć Utrwalanie wizerunku na zdjęciach i nagraniach wykonywanych podczas zajęć, prób i zawodów, wykorzystywanych wyłącznie wewnętrznie — do analizy techniki, pracy nad choreografią i archiwum Klubu, bez publikowania.

☐ Zgoda 2 — strona internetowa Klubu Publikacja wizerunku na stronie luxdance.pl — w galerii, relacjach z zajęć i zawodów oraz w materiałach informacyjnych o Klubie.

☐ Zgoda 3 — media społecznościowe Klubu Publikacja wizerunku w profilach Klubu w serwisach społecznościowych (Facebook, Instagram, TikTok i podobne).

---

Ważne informacje o tych zgodach:

1. Zgoda jest dobrowolna i nie jest warunkiem zawarcia ani wykonania umowy.
2. Zgodę można odwołać w każdej chwili — w Panelu, mailem na kontakt@luxdance.pl albo pisemnie. Odwołanie działa na przyszłość i nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku przed jego odwołaniem.
3. Po odwołaniu zgody Klub zaprzestanie publikowania wizerunku niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni, i usunie go z materiałów pozostających pod jego kontrolą. Klub nie ma technicznej możliwości usunięcia materiałów już rozpowszechnionych w formie drukowanej ani kopii wykonanych przez osoby trzecie.
4. Zgoda nie obejmuje wykorzystania wizerunku w celach komercyjnych przez podmioty trzecie ani przekazywania go sponsorom bez odrębnej zgody.
5. W przypadku Zgody 3 dane są przetwarzane również przez operatorów serwisów społecznościowych, na ich własnych zasadach — Klub nie ma wpływu na sposób przetwarzania danych przez te podmioty.

Data i podpis: ………………………………

---

D. Zgody marketingowe

Dwie osobne zgody — osobno dla e-maila i dla SMS-a. Zgodnie z Prawem komunikacji elektronicznej używanie każdego kanału wymaga odrębnej zgody.

---

☐ Zgoda na kontakt e-mailowy Wyrażam zgodę na otrzymywanie od KLUB SPORTOWY LUX DANCE sp. z o.o. informacji handlowych i marketingowych dotyczących oferty Klubu (nowe grupy, warsztaty, obozy, promocje) na podany przeze mnie adres poczty elektronicznej.

☐ Zgoda na kontakt SMS Wyrażam zgodę na otrzymywanie od KLUB SPORTOWY LUX DANCE sp. z o.o. informacji handlowych i marketingowych dotyczących oferty Klubu na podany przeze mnie numer telefonu.

---

Ważne:

1. Zgody są dobrowolne i nie warunkują zawarcia umowy ani udziału w zajęciach.
2. Zgody można odwołać w każdej chwili — w Panelu, linkiem w stopce wiadomości albo mailem na kontakt@luxdance.pl.
3. Zgody nie dotyczą wiadomości niezbędnych do wykonania umowy — informacji o odwołaniu zajęć, zmianie harmonogramu, płatnościach, zawodach czy bezpieczeństwie. Takie wiadomości będziesz otrzymywać niezależnie od udzielenia zgód marketingowych, ponieważ wynikają z umowy.

---